Besparen met e-factureren

Elektronisch factureren kan bij veel gemeenten een stuk efficiënter en dus een flinke besparing opleveren. Dat was de conclusie van het onderzoek dat Turbocratie in opdracht van KING en het ministerie van Economische Zaken heeft gedaan.

Turbocratie onderzocht de business cases voor diverse gemeenten als zij overgaan op e-factureren en heeft aangetoond dat e-factureren loont voor gemeenten.

De besparingsmogelijkheden met e-factureren zijn voor elke gemeente anders. Zaken als factuurvolume en spreiding over leveranciers, maar ook de interne organisatie, bestaande pakketten en huidige processen zijn daarbij relevant. De kosten van het handmatig verwerken van facturen worden soms onderschat, maar zijn substantieel. Een besparing van enkele euro’s per factuur is realiseerbaar.

Er wordt veel gesproken van e-factureren als het papierloos verzenden en ontvangen van facturen. Voor een gemeente is in deze vorm, bij het elektronisch ontvangen van facturen al een besparing te realiseren. Voor sommige gemeenten is deze stap zeer de moeite waard, voor andere gemeenten is het alleen digitaal ontvangen van een factuur als PDF nog niet rendabel genoeg.

Veel interessanter is dan ook de volgende stap: elektronische facturen maken het mogelijk om de facturen geautomatiseerd te verwerken. Dit zijn de kostbare (tijdrovende) processen: coderen, adresseren, circuleren, goedkeuren, corrigeren. Verdere automatisering in deze processen kan tot grote efficiëntie leiden.

Turbocratie deed in opdracht van KING Gemeenten en het ministerie van Economische zaken onderzoek naar de business case voor e-factureren bij een aantal gemeenten. Uit het onderzoek blijkt dat de meeste gemeenten wel iets met e-factureren doen, maar er niet de volle voordelen van realiseren. Een rendementsverbetering (in verbeterde efficiëntie in het proces) kan vooral op twee onderdelen worden gevonden:

• het verhogen van de het volume e-facturen: Tijd gestoken in afspraken maken met de grootste leveranciers, om efficiënt te factureren, wordt snel terug verdiend;
• het beter gebruiken van de mogelijkheden van e-factureren. Vaak wordt (een gedeelte van) de factuurstroom elektronisch ontvangen, bijvoorbeeld als PDF, maar is het proces erachter, van boeken, controleren, intern circuleren en goedkeuren gebeurt nog handmatig.

Op beide gebieden zijn door veel gemeenten grote voordelen te behalen. Een aantal aanbevelingen uit het onderzoek zijn:

• kijk naar verschillende kanalen van e-factureren, bijvoorbeeld mail+pdf en een XML-uitwisseling naast elkaar. Er is nog geen ‘gouden oplossing’, wel zijn er diverse praktijkvoorbeelden;
• De baten van e-factureren worden niet gerealiseerd door het creëren van het kanaal alleen: het gebruik moet intern en extern actief gepromoot worden.

De conclusie is dat elke organisatie zich bij de ontwikkeling van e-factureren op drie gebieden kan focussen: volume-uitbreiding, verdere automatisering of kanaal-uitbreiding.

Aanpak

Om te bepalen waar bij uw specifieke gemeente de focus zou moeten liggen, is de eerste stap om de omgevingsfactoren in kaart te brengen: factuurvolume en –spreiding, organisatie-inrichting , procesinrichting en bestaande automatisering, en doelen van de organisatie. Dit bepaalt of ingezet kan worden op meer volume, verdere automatisering in het proces, of het ontwikkelen van een nieuw kanaal.

Wij kunnen uw organisatie helpen met dit onderzoek om de focus te bepalen, en hiervoor een gestructureerde argumentatie opzetten in de vorm van een business case. Daarna kunnen wij een plan van aanpak opstellen, en de organisatie begeleiden in de uitvoering van het plan. Tijdens de uitvoering voeren wij meting uit van de resultaten van het geïmplementeerde plan. Daarbij hebben wij de kennis van de ontwikkelingen in de markt, specifieke ervaring op het gebied van efficiënte administratieve organisatie, en een breed netwerk van gemeenten waar de verschillende vormen van e-factureren geïmplementeerd zijn.

Verder lezen?

De Business cases e-factureren gemeenten opgesteld door Turbocratie in opdracht van KING

Dit onderzoek is op verzoek van het Ministerie van Economische zaken uitgevoerd, in samenhang met een breder onderzoek naar de maatschappelijke impact van de richtlijn 2014/55/EU inzake e-factureren.

Deloitte Consulting heeft een MKBA-onderzoek gedaan (Rapport MKBA e-factureren Deloitte), en CapGemini Consulting heeft een quick scan gedaan naar laagdrempelige e-factuuroplossingen voor het mkb (Eindrapportage -quick scan- efactureren Cap Gemini).