Koppel WABO en BAG en bespaar flink
Als een omgevingsvergunning wordt toegekend, heeft dat bijna altijd gevolgen voor de basisregistratie, waarin alle adressen en gebouwen (BAG) worden bijgehouden. De situatie na de (ver-)bouw moet in de Basisregistratie terechtkomen, zodat andere processen, zoals de WOZ-waardebepaling, gebruik kunnen maken van de meest actuele gegevens. Het is soms een hele kunst om de informatie van de behandelende afdeling naar de basisregistratie te krijgen.
Voordelen
Deze uitwisseling van gegevens, tussen de WABO en de BAG applicaties kan via een standaard worden geautomatiseerd. Er is een landelijke standaard beschikbaar die het mogelijk maakt om praktisch elk WABO systeem met elk BAG systeem te koppelen. Deze koppeling maakt handmatige uitwisseling van gegevens tussen de systemen overbodig.
Een geautomatiseerde koppeling bespaart tijd, voorkomt fouten en verhoogt de kwaliteit van het proces. Bijvoorbeeld:
- gegevens worden niet meer ‘overgeklopt’ (forse tijdsbesparing)
- minder handwerk leidt tot minder fouten, dus minder correcties (tijdsbesparing)
- ook de kwaliteit en actualiteit van geregistreerde gegevens verbetert
- dossiers zijn altijd compleet, waarmee het ‘sprokkelen’ van informatie wordt voorkomen (tijdsbesparing)
- WOZ-beschikkingen worden eerder volgens de nieuwe situatie opgesteld,
en daardoor eerder geïnd - tijdsbesparingen voor alle betrokken medewerkers doordat er niet meer handmatig en met vertraging gegevens worden uitgewisseld
Een koppeling leggen vraagt geen grote aanpassing in de softwaresystemen. De meeste leveranciers bieden een dergelijke koppeling al aan, of werken aan de realisatie ervan.
Turbocratie heeft meegewerkt aan het opstellen van een aantal business cases in het winstpakker programma van King. Daarbij zijn we tot, voor de betrokken gemeenten, verrassende resultaten gekomen: vooral het verminderen van de fouten, en het beperken van het heen-en-weer lopen met papieren dossiers levert een grote besparing. De investeringen blijken beperkt en zij wordt snel terug verdiend. Op basis van deze winstpakkers is een infographic gepubliceerd: Infographic winstpakker WABO-BAG koppeling
Aanpak Turbocratie
In een workshop van een dagdeel bespreken wij de mogelijkheden en de te nemen acties. Deelnemers zijn mensen van de afdelingen vergunningen, gegevensmanagement en informatiemanagement.
De aanpassingen aan zowel gegevensmanagement en ICT, als de inhoudelijke werkwijze leggen we in een stappenplan vast.
Vervolgens voert de gemeente het project uit, met begeleiding van Turbocratie. Zo doet de gemeente binnen de eigen organisatie de kennis en ervaring op, en legt die vast .
Het traject kan drie maanden tot twee jaar tijd in beslag nemen, afhankelijk van grootte en complexiteit. Turbocratie is maximaal vier weken ‘in huis’, met maximaal drie experts: wij zijn niet groter, hebben geen groeiambities en willen wel zoveel mogelijk gemeenten helpen met besparen. Simpelweg omdat het kan.