Besparen met gebruik van gegevensuitwisseling

De overeenkomst tussen een vergunningenproces en een uitkeringsproces? In beide processen ontvangt de financiële afdeling een signaal, bijvoorbeeld om een inning te starten, of om een betaling te doen. De financiële afdeling ontvangt daarvoor gegevens van de uitvoerende afdeling, bijvoorbeeld naam, adres, product, bedrag en bankrekeningnummer.

Deze uitwisseling van gegevens kan gestandaardiseerd worden, en geautomatiseerd. Dit zal ertoe leiden dat gegevens sneller verwerkt worden, met minder mankracht, en met minder fouten in het proces.

Voordelen

De besparingen die te realiseren zijn door het verminderen van de fouten, worden niet altijd op waarde geschat:

• Post wordt minder vaak retour ontvangen (minder herstelwerk)
• Betaling en inning van de juiste bedragen voorkomt herberekeningen
• Tijdige betalingen verminderen het aantal klachten
• Juiste gegevens leiden tot vroegere inning van leges

Al deze voordelen leiden tot financieel kwantificeerbare baten, naast een kwaliteitsverbetering in de dienstverlening.

Er zijn geen grote aanpassingen nodig in de softwaresystemen om de uitwisseling van financiële gegevens te verbeteren. De aanwezige financiële software moet geprepareerd worden om geautomatiseerde berichten te kunnen ontvangen. Vervolgens kunnen verschillende processen hier eenvoudig aan gekoppeld worden.

Door koppeling van processen met een hoog volume voorrang te geven, kan de investering snel worden terugverdiend. Wanneer de koppelingen eenmaal operationeel zijn, kunnen ook de ‘kleinere’ processen zoals subsidies en borgsommen worden gekoppeld, waarmee de baten van de ontwikkeling nog eens toenemen.

Aanpak Turbocratie

In een workshop van een dagdeel verkennen we de mogelijkheden voor de standaardisatie en automatisering van de gegevensstromen. Deelnemers zijn de financiële afdeling en collega’s van ICT en een of meerdere inhoudelijke afdelingen.

De aanpassingen aan zowel financiën en ICT, als de inhoudelijke werkwijze leggen we in een stappenplan vast.

Vervolgens voert de gemeente het project uit, met begeleiding van Turbocratie. Zo doet de gemeente binnen de eigen organisatie de kennis en ervaring op, en legt die vast .

Het traject kan drie maanden tot twee jaar tijd in beslag nemen, afhankelijk van grootte en complexiteit. Turbocratie is maximaal vier weken ‘in huis’, met maximaal drie experts: wij zijn niet groter, hebben geen groeiambities en willen zoveel mogelijk gemeenten helpen met besparen. Simpelweg omdat het kan.